Comunicare un evento online e offline: 10 punti per definire una strategia

Organizzare un evento è davvero divertente, ma necessita di una strategia di comunicazione, sia online che offline. Perché le persone vanno coinvolte e ispirate da subito. Sia nella rete, che fuori.

Nella fase precedente alla manifestazione, la comunicazione è importante per far sapere che ci sarà l’evento. Durante, è necessario coinvolgere i partecipanti, invogliandoli a diventare protagonisti e media, attraverso tweet, post e immagini. Nella fase finale, è utile avere una strategia per rafforzare l’obiettivo dell’evento: raggiungere ancora più persone, e quindi fare in modo che se ne parli ancora.

Ponendoti queste dieci domande, puoi definire gli step della tua comunicazione:

• Il tuo evento a chi è rivolto? Qual è l’obiettivo? Si terrà solo una volta (come un’inaugurazione) o si tratta di un appuntamento periodico (come un festival)?

Rispondendo a queste domande puoi capire se può essere più utile aprire un canale social dedicato, oppure basterà creare un evento su Facebook per far viaggiare le informazioni.

• Hai una strategia per comunicare il tuo evento sui social?

La comunicazione pre-evento può essere organizzata attraverso uno schema di Storytelling: un diario in pillole che racconti storie, persone, episodi e curiosità sull’evento. Questa strategia incanta il pubblico, incuriosisce e permette di costruire una vera e propria identità del tuo ricevimento.

• Hai pensato a un contest dedicato all’evento?

Nella fase di organizzazione, valuta se vuoi creare un gioco o un contest on line, che appassioni gli utenti fino al giorno della manifestazione, creando attesa e coinvolgimento.

• Hai creato un hashtag dedicato all’evento?

Comunicalo in modo chiaro. Fa  in modo che le persone interagiscano con esso, invitandoli a postare sui loro profili social le immagini e le impressioni sull’evento.

• Hai previsto anche dei volantini da distribuire nei punti di interesse in città?

Se hai ben chiaro che tipo di persone parteciperanno al tuo evento, sai anche quali luoghi frequentano in città. Considera di avvalerti anche della comunicazione classica, come volantini e locandine, per raggiungere il pubblico locale.

• Hai bisogno di inviti personalizzati?

Anche se la tua festa è aperta a tutti, valuta se hai necessità di invitare personalmente determinate persone. Perché se lo aspettano, perché sono dei clienti affezionati o perché sono influencer. Decidi per tempo se è il caso di far stampare degli inviti da consegnare a mano o per posta, o se trasmettere un file digitale.

• Dopo l’evento, cosa fare?

La comunicazione post-evento è importante tanto quanto quella antecedente. Se l’evento è stato un successo, anche nei giorni successivi potrai trovare contenuti sui social, postati dai partecipanti. E poi, considera la possibilità di un redazionale, anche su una testata locale: può essere un’ulteriore strategia per far sapere cosa è successo!