Come gestire una trattativa per e-mail

Rispondere ad un cliente attraverso  una e-mail per inziare un rapporto di collaborazione, è un momento importante che richiede pazienza, tempo e strategia. A partire dal primo contatto, in cui si dettano esplicitamente ed implicitamente le regole del rapporto e si stabilisce la relazione di fiducia.

Nei primi scambi di e-mail si crea quella che, nella condizione vis-à-vis, è la “prima impressione”. Solitamente, l’idea che ti fai di una persona dalla “prima impressione” condizionerà il tuo pensiero e il tuo comportamento, influenzando anche il tuo giudizio sulla sua personalità.

Quando la conoscenza avviene per e-mail o per messaggio è più lacunosa: puoi interpretare o alterare il suo tono di voce, stimolando così un giudizio che è ancora più parziale. E la stessa cosa può fare l’altra persona nei tuoi confronti.

Vediamo insieme, passo per passo, quali possono essere le fasi di una trattativa via e-mail e come superarle al meglio.

 

Rispondi velocemente, ma prenditi il tempo giusto!

Sembra un enigma questa frase, quindi te la spiego con un esempio.

In passato, quando ricevevo un’email o un messaggio di un potenziale cliente, mi mettevo subito in allarme. La regola della Comunicazione dice che devi rispondere nel più breve tempo possibile, perché il cliente è ancora “caldo” e in attesa di informazioni.

Rispondere a un cliente velocemente, però, non significa essere sempre esaustivi. E neanche essere esenti da errori (e non parlo solo di quelli ortografici e grammaticali), ma anche di valutazione della richiesta. E poi vai a spiegare che…

Adesso attuo un’altra strategia. Quando ricevo un’email, cerco di capire chi è il mittente facendo un giro sul sito e sui canali social. Cerco di capire qualcosa di più su chi mi scrive. E poi rispondo. Ci metto qualche ora in più, ma do una risposta appropriata, personalizzata e non un copia/incolla generico. Inoltre, spendo qualche rigo per entrare in empatia e rispondere alla sua richiesta con qualche particolare.

E comunque, prendersi più tempo significa  ore, non giorni. 😉

Invia un messaggio che arrivi dritto al punto

Quando inizi una trattativa via e-mail, è bene poter capire subito di cosa il cliente ha bisogno, in modo da arrivare dritto al punto. 

Se dal suo messaggio non evinci abbastanza elementi per consigliare la soluzione più idonea al suo problema, offri più possibilità o fai delle domande per capire le sue esigenze. Però non perderti in poemi omerici su tutti i dettagli, sulla tua azienda, sui prodotti che avete e su come lavorate bene.

Chi scrive, lo fa perché vuole una risposta. E tu devi dare quella.

Quando quell’email ti chiede l’impossibile

Esistono delle richieste che vanno valutate con maggiore attenzione nella fase iniziale di una trattativa, e sono due in particolare.

Quando ti chiede un lavoro per “ieri”, e tu sai a priori che ti sta chiedendo l’impossibile, ma hai paura di perdere un’occasione.

Se accetti, ti prendi un bel rischio. Perché se farai male il lavoro per mancanza di tempo, avrai perso un cliente per sempre. Perché giudicherà le tue capacità non in base al fatto che hai dovuto lavorare di corsa, ma esclusivamente in base al risultato. E non è detto che, in futuro, possa darti un’occasione di riscatto.

Se non accetti, perdi un lavoro. Ma, spiegando con gentilezza che non ci sono i tempi giusti per mantenere degli standard qualitativi, potresti lasciare nel cliente la percezione di una grande professionalità. E magari, in futuro, le vostre strade potrebbero incontrarsi di nuovo.

L’altro caso in cui una trattativa via e-mail rischia di prendere strade strane, è quello in cui il cliente vuole dettare le regole. E chiede il prezzo di un lavoro customizzato come se fosse un chilo di banane al mercato o pretende un ribasso nel prezzo che svilisce la tua professionalità.

E’ a questo punto che subentra il “polso” di cui ho parlato anche nel titolo.

Le regole della collaborazione le detti tu

In una trattativa per e-mail si rischia di perdere quell’afflato umano che è, invece, il motore delle relazioni dal punto di vista umano. Cosa significa? Che sullo schermo di un computer c’è poca empatia. E a parlare sono soprattutto i numeri. 

E poi ci sono le paure, come quella del “no”. Vedersi rifiutare un lavoro o una collaborazione è sempre seccante, non è vero?

Però, i rifiuti fanno parte del lavoro stesso. I no arrivano. Che tu lo voglia o no. Che il prezzo sia alto, basso o giusto.

Per cui, non vergognarti di comunicare un prezzo, non preoccuparti di prendere tempo di chiedere più informazioni per fare le tue valutazioni.

Sei tu che decidi quanto vale il tuo tempo, la tua competenza e il tuo lavoro.

Il prezzo lo fai tu e, se un piccolo ribasso fa parte della trattativa, non è la stessa cosa quando lo sconto diventa un modo per “scroccare” un lavoro ad un prezzo fuori mercato.

Gentilezza e disponibilità, sempre

Riassumendo: bisogna essere gentili, disponibili e cortesi sempre.

Anche quando il cliente ti fa le stesse domande per dieci volte. Oppure quando ti chiede come mai una cosa così “facile” abbia quel costo. O ancora quando ti scarica perché non è più interessato/ perché se la vede da solo / perché gli hanno detto che c’è chi lo fa meglio.

Respira. Sorridi. E rispondi. Con gentilezza e disponibilità. Ma con la piena consapevolezza del tuo valore professionale.