Soprattutto se sei alle prime armi, scrivere un progetto di comunicazione non è semplice. Il rischio è quello di dire troppo o troppo poco, e potresti innamorarti del tuo progetto e vederlo bocciare o modificare dal cliente, perché vuole avere voce in capitolo.
Il progetto di comunicazione è, prima di tutto, un esercizio di comunicazione per te: devi riuscire ad utilizzare le parole e le grafiche giuste affinché il cliente capisca che è in buone mani. Dalla tua proposta si evincerà che la strategia che hai pensato è quella giusta. E che non ci sono punti oscuri, sia per te e sia per il tuo cliente.
Il progetto segue ad una serie di incontri che hai avuto con il cliente in precedenza, durante i quali hai gettato le basi per una collaborazione. Il progetto va presentato dopo un accordo, perché presuppone che tu, per realizzarlo, abbia studiato la situazione dell’azienda, i suoi prodotti e il suo target. E che ciò ti abbia portato verso una strategia. E tutti questi passi si fanno solo quando c’è la certezza di avere ottenuto il lavoro, perché richiedono molto tempo di studio, analisi e osservazione. E persino la redazione del progetto ti porterà via qualche ora!
Il progetto va diviso in varie sezioni, in modo da essere più leggibile e facilmente consultabile: presentazione, obiettivi, strategia, timing, spese, definizione della collaborazione.
Presentazione del progetto
Si tratta di un breve cappello introduttivo in cui vengono riassunti i punti che andrai a trattare nello specifico nelle varie sezioni del progetto. Descriverai in generale il progetto, gli obiettivi, le fasi della comunicazione e i canali che intendi utilizzare.
Se il progetto è una mappa che vi porterà da A a B, la presentazione generale riassume il punto di partenza, il punto di arrivo, il tempo di percorrenza, la presenza di tappe intermedie e i mezzi di cui hai bisogno per raggiungere la meta.
Gli obiettivi
E’ in questa sezione che ti dilungherai sugli obiettivi da raggiungere e che sicuramente ti aveva precedentemente comunicato il cliente. Descrivili per punti, come se fosse un promemoria, analizzando i tempi nei quali intendi ottenerli.
Tornando all’esempio della mappa del viaggio, qui puoi descrivere le tappe che ti porteranno da A a B e quanto tempo prevedi per ogni fase.
La strategia
E qui si entra nel vivo del discorso: come viaggerete? In treno, in autobus o in aereo?Magari una parte del viaggio sarà con un mezzo, e il resto con un altro.
Questa è la parte più importante del progetto. Scendi nel particolare.
Per arrivare a questa strategia hai sicuramente fatto delle ricerche e delle valutazioni sui potenziali clienti, sui media che utilizzano e su quelli che valorizzano di più il prodotto. Sullo stile che intendi dare alla comunicazione. E’ questo il momento di raccontare perché hai fatto una determinata scelta e come ci sei arrivato. E in che modo, questa scelta, porterà dei vantaggi.
Il Timing
In questa sezione ribadirai le scadenze.
L’azienda sicuramente dovrà fornirti informazioni o materiale promozionale per la comunicazione. E questo piano di lavoro è utile per ricordare loro che tutto dovrà essere pronto nei tempi che avrete concordato. In una strategia di comunicazione, l’azienda mantiene comunque un ruolo attivo, e questo va sottolineato quando presenterai il progetto al cliente.
Ogni ritardo, sia da parte tua che da parte loro, può compromettere la strategia o allungarne i tempi. Per questo è importante essere ben sincronizzati.
Spese
Se la tua strategia prevede delle spese accessorie – come un servizio fotografico, Facebook Ads, video per il canale Youtube, delle grafiche o delle stampe – questa è la voce in cui vanno elencate.
A questo punto, è necessario (se non è già stato concordato precedentemente) stabilire con il cliente se avrai un budget da gestire per le spese oppure se dovrai proporre dei preventivi singoli.
Definizione della collaborazione
In questa sezione puoi approfondire i punti “oscuri” del piano di comunicazione.
Ad esempio, chi fornisce il materiale promozionale, chi approva i contenuti della comunicazione, come gestire eventuali crisi. E’ importante stabilire dei nomi e delle competenze, affinché tu non debba poi, una volta avviato il viaggio, trovarti ad affrontare un lungo pit-stop perché non si sa chi si occupa di cosa.
A questo punto non manca che la data e la firma. E se vuoi qualche dritta sul public speaking per presentare il progetto al cliente, clicca qui. In bocca al lupo! 🙂
