Comunicare un evento online e offline: 10 punti per definire una strategia

Organizzare un evento è davvero divertente, ma necessita di una strategia di comunicazione, sia online che offline. Perché le persone vanno coinvolte e ispirate da subito. Sia nella rete, che fuori.

Nella fase precedente alla manifestazione, la comunicazione è importante per far sapere che ci sarà l’evento. Durante, è necessario coinvolgere i partecipanti, invogliandoli a diventare protagonisti e media, attraverso tweet, post e immagini. Nella fase finale, è utile avere una strategia per rafforzare l’obiettivo dell’evento: raggiungere ancora più persone, e quindi fare in modo che se ne parli ancora.

Ponendoti queste dieci domande, puoi definire gli step della tua comunicazione:

  • Il tuo evento a chi è rivolto? Qual è l’obiettivo? Si terrà solo una volta (come un’inaugurazione) o si tratta di un appuntamento periodico (come un festival)?

Rispondendo a queste domande puoi capire se può essere più utile aprire un canale social dedicato, oppure basterà creare un evento su Facebook per far viaggiare le informazioni.

  • Hai una strategia per comunicare il tuo evento sui social?

La comunicazione pre-evento può essere organizzata attraverso uno schema di Storytelling: un diario in pillole che racconti storie, persone, episodi e curiosità sull’evento. Questa strategia incanta il pubblico, incuriosisce e permette di costruire una vera e propria identità del tuo ricevimento.

  • Hai pensato a un contest dedicato all’evento?

Nella fase di organizzazione, valuta se vuoi creare un gioco o un contest on line, che appassioni gli utenti fino al giorno della manifestazione, creando attesa e coinvolgimento.

  • Hai creato un hashtag dedicato all’evento?

Comunicalo in modo chiaro. Fa  in modo che le persone interagiscano con esso, invitandoli a postare sui loro profili social le immagini e le impressioni sull’evento.

  • Hai previsto anche dei volantini da distribuire nei punti di interesse in città?

Se hai ben chiaro che tipo di persone parteciperanno al tuo evento, sai anche quali luoghi frequentano in città. Considera di avvalerti anche della comunicazione classica, come volantini e locandine, per raggiungere il pubblico locale.

  • Hai bisogno di inviti personalizzati?

Anche se la tua festa è aperta a tutti, valuta se hai necessità di invitare personalmente determinate persone. Perché se lo aspettano, perché sono dei clienti affezionati o perché sono influencer. Decidi per tempo se è il caso di far stampare degli inviti da consegnare a mano o per posta, o se trasmettere un file digitale.

  • Dopo l’evento, cosa fare?

La comunicazione post-evento è importante tanto quanto quella antecedente. Se l’evento è stato un successo, anche nei giorni successivi potrai trovare contenuti sui social, postati dai partecipanti. E poi, considera la possibilità di un redazionale, anche su una testata locale: può essere un’ulteriore strategia per far sapere cosa è successo!

Crea il tuo concorso dentro e fuori dal web: la comunicazione

Hai cominciato ad improntare la strategia per il concorso dedicato al tuo progetto. Hai definito il target, hai fissato un obiettivo e scelto in che modo coinvolgere il pubblico. Hai stabilito una gratificazione o un premio, e anche definito un regolamento.

L’ultima fase organizzativa, rispetto ad un concorso, è definire la giusta strategia di comunicazione e la tempistica adatta.

Le ultime due fasi sono le più delicate affinché il tuo contest abbia successo: protrarre un concorso per troppo tempo (o anche concederne poco), o una tattica pubblicitaria poco equilibrata, possono avere ripercussioni negative sulla partecipazione o sull’attenzione del pubblico.

 

PRIMO  STEP. Comunicare dentro e fuori dal web

Studia un piano di comunicazione che parte dai tuoi amici e arriva ai canali social

Sicuramente, ciò che non devi mai perdere di vista è che, ormai, la società è dentro e fuori dal web. Promuovere un contest, anche se a livello locale, significa far passare la pubblicità sia attraverso i canali classici che quelli virtuali.

Quindi, prima di tutto, informa i tuoi clienti attraverso i canali tradizionali: messaggi, e-mail, a voce o con dei volantini. Se è la prima volta che proponi un’iniziativa del genere, fai partire il passaparola attraverso i tuoi amici.

Poi, vai on line e sfrutta il tuo sito, i social e i gruppi di interesse per diffondere il contest. Crea un hashtag facile che possa essere correlato alla partecipazione, e dai istruzioni per utilizzarlo, in modo che la pubblicità si autoalimenti.


SECONDO STEP. Stabilisci una scadenza

Se il contest è di semplice elaborazione, vai su una gratificazione immediata. Se richiede una riflessione o uno studio, concedi più tempo.

Una volta che hai scelto il target, gli obiettivi, il premio e le regole del gioco, fissa una scadenza. Entro quella data organizzerai un evento dedicato alla premiazione o comunicherai il nome del vincitore.

Se il concorso è semplice (quando, ad esempio, coinvolgi le persone in un sondaggio di gradimento) offri una gratificazione immediata e una scadenza a breve termine, per cavalcare l’onda dell’entusiasmo.

Se è richiesta un’elaborazione o uno studio, come per i concorsi a tema, considera che i partecipanti avranno bisogno di un po’ più di tempo.

Una volta lanciato il concorso avrai bisogno solo di pazienza. Ricorda il detto: la pentola che guardi non bolle mai: non sempre le persone rispondono con immediatezza, anzi, a volte, se ne ricordano proprio l’ultimo giorno!

Crea il tuo concorso dentro e fuori dal web: l’organizzazione

Nel corso dell’articolo precedente hai cominciato ad improntare la strategia per il concorso. Hai definito il target, hai fissato un obiettivo e deciso in che modo puoi coinvolgere il pubblico.

Adesso, arriva la fase organizzativa. Devi, cioè, richiamare l’attenzione del pubblico attraverso una gratificazione e redigere delle linee guida per chi vuol partecipare.

 

PRIMO STEP. Definisci un premio

La gratificazione è importante, quindi devi comunicare alle persone quale sarà il loro riconoscimento

  • Premio morale: a volte, la gratificazione può essere intrinseca alla partecipazione stessa: aderire al progetto significa comunicare un proprio valore o una capacità. Ad esempio, quando si richiede di pubblicare sui social dei contenuti su una tematica sociale o etica per sensibilizzare, educare, informare.
  • Premio simbolico: le idee sono tante, ma le possibilità economiche non altrettanto. Non importa, perché puoi mettere a disposizione altre risorse. Ad esempio, se hai un negozio, puoi offrire al vincitore un forte sconto su un prodotto che i tuoi clienti amano particolarmente. Oppure, se hai una pagina Facebook molto forte, con tanti iscritti, in un contest fotografico puoi mettere in palio la tua immagine di copertina per un mese!
  • Premio reale: più è importante, più attirerà i partecipanti, e quindi maggiore sarà la visibilità del concorso se saprai sfruttare bene tutti i canali di comunicazione di cui disponi, sia reali che virtuali. Bisogna sapere, però, che in Italia la normativa sui concorsi a premi è molto severa. Se desideri approfondire questo aspetto, qui trovi tutte le informazioni.

SECONDO STEP. Il regolamento

Il regolamento deve essere strutturato a seconda del valore del concorso e del premio in palio

  • Se il tuo contest corrisponde al primo caso, quindi il premio è morale, il regolamento deve essere semplicissimo, perché le persone non si arrendano davanti a un iter troppo tortuoso.
  • Se il concorso prevede un premio simbolico, scegli ugualmente un percorso facile. Niente istruzioni macchinose o azioni complicate: riduci al minimo l’impegno del tuo cliente. Per te è solo un vantaggio ai fini della sua adesione.
  • Infine, se il tuo concorso ha un bel premio in palio ed è strutturato in modo da coinvolgere un numero molto ampio di partecipanti, se ci sono davvero tutti i margini per complicarti la vita, allora fermati a scrivere un regolamento vero. Deve essere una sorta di contratto tra te e chi partecipa, in cui prevedi tutte le situazioni burocratiche e amministrative e previeni le problematiche. Suddividi il regolamento in articoli, in modo che sia di facile lettura e comprensione. Sii molto chiaro nel descrivere la procedura di attribuzione del premio. E’ ad estrazione o prevede una valutazione arbitraria?

La prossima volta parleremo di come promuovere il tuo concorso dentro e fuori dal web, e di quanto sia importante stabilire una tempistica.

Crea il tuo concorso dentro e fuori dal web: la strategia

Un concorso, piccolo o grande che sia, serve a dare impulso ad un’attività e a far viaggiare un’idea. Può essere interamente virtuale, oppure spaziare dentro e fuori dal web: dipende dall’impulso che desideri dare al tuo progetto e dall’obiettivo che desideri raggiungere. Le persone amano partecipare ad attività coinvolgenti o creative, in cui possono avere un ruolo attivo e rendersi protagoniste.

Questo è il primo di tre articoli dedicati alla realizzazione di un concorso. In questa prima parte vedremo come mettere in piedi la strategia in tre step:


PRIMO STEP. Identifica i tuoi obiettivi

Chiediti cosa vuoi promuovere e perché.

Un esempio fantastico è quello del grande marchio di cosmetici ecologici Lush: nel 2013 ha ottenuto il Guinness World Record grazie ad oltre 38.000 persone che, durante la Giornata Mondiale del Bacio, hanno stampato l’impronta delle loro labbra con un lucidalabbra cruelty-free.

Senza dover necessariamente raggiungere primati mondiali, è possibile appassionare i propri clienti o utenti anche con qualcosa di più semplice. Un contest può andar bene in svariate circostanze, ma sono gli obiettivi a definire la strategia.

Valuta, quindi, se vuoi offrire maggiore visibilità alla tua pagina, far testare un nuovo prodotto, avvalerti della collaborazione di influencer genuini, sensibilizzare il pubblico riguardo ad un valore o dare visibilità ad un determinato argomento.


SECONDO STEP. Identifica il tuo target.

Identifica il pubblico a cui vuoi rivolgerti perché si entusiasmi per la tua idea.

E’ molto importante che i tuoi obiettivi e il tuo target siano chiari. Invitare tutti a partecipare, ossia “sparare nel mucchio”, non conviene mai, perché un target non ben identificato può essere poco collaborativo. Quindi, meglio individuare un gruppo di interesse, perché possa sentirsi parte di un contesto esclusivo, rimanendo fedele al tema e producendo dei contenuti che possano essere utili a dare visibilità al tuo progetto.


TERZO STEP. Le modalità di concorso

Stabilisci la modalità migliore per rendere appassionante il tuo progetto. 

Una volta identificato il target e l’obiettivo, verrà da sé anche la modalità del concorso:  capirai facilmente se il tuo contest avrà come protagonisti la macchina fotografica, la tastiera, i partecipanti in carne e ossa, o altro.

 

Fatto questo, passa alla fase operativa: come mettere in piedi il concorso, promuoverlo e fare in modo che le persone si appassionino.